PENGERTIAN SURAT ELEKTRONIK (EMAIL)
Email adalah fasilitas di internet untuk keperluan surat menyurat. Sebagaimana layaknya kegiatan surat-menyurat melalui jasa pos, email mampu menangani jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk data elektronik (file), termasuk jasa e-card (kartu ucapan elektronik). Untuk memanfaatkan fasilitas email, sebelumnya harus memiliki sebuah alamat email, yang lazim disebut email address atau email account. Account email dapat diperoleh dari sebuah situs penyedia fasilitas email. Hingga saat ini, fasilitas e-mail banyak disediakan secara gratis oleh situs-situs internetlokal dan internasional (tidak dibedakan fungsinya).
Bentuk umum sebuah alamat email adalah sebagai berikut:
nama@situs.com
• nama : identitas alamat pemilik email (login nama atau user id).
• @ : dibaca at (artinya di).
• situs.com : alamat situs penyedia fasilitas email.
Kode akhiran situs (seperti .com atau .net) menyesuaikan kategori yang dimiliki situs penyedia fasilitas email tersebut. Sebagai contoh : fn_zaman@yahoo.co.id Dibaca “e-mail si fn/firman di yahoo.co.id”(firman memanfaatkan layanan situs dari yahoo.co.id).
MANFAAT FASILITAS EMAIL
Manfaatnya antara lain:
• Efektif untuk keperluan surat menyurat termasuk bagi pengiriman surat kepada beberapa orang sekaligus dengan isi berita yang sama misalnya agenda pertemuan, promosi produk, undangan penikahan dan sebagainya.
• Efisien untuk mengirim lembar dokumen dalam jumlah banyak tentu akan memakan banyak biaya dan waktu jika dokumen harus dicetak dulu dan dikirim lewat paket pos biasa.
• Fleksibel karena email dapat dikirim, diterima, atau dibaca kapan saja dan dimana saja.
• Dapat dijadikan sebagai ajang diskusi.
• Untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik, misalnya untuk memantau informasi harga produk dari suatu perusahaan.
• Untuk mengirim lamaran kerja beserta lampiran dokumen pendukungnya, termasuk foto atau gambar.
• Menerima kartu ucapan.
• Sebagai tanda identitas di internet, misalnya dipakai pada saat menggunakan fasilitas tetentu.
• Sebagai penampung surat dan pesan dalam jumlah yang banyak.
tabel kelebihan dan kekurangan surat, telepon, dan email
CARA MEMBUAT ALAMAT EMAIL
Untuk membuat alamat surat atau email hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan dari situs internet mana layanan email yang akan digunakan. Secara umum, prosedur pendaftaran dan fasilitas pengelolaan yang ada di dalam email hampir sama. Sebagai contoh pembuatannya kita menggunakan layanan email dari situs yahoo yang dapat diakses dari mail.yahoo.com kemudian Anda akan menemui kotak isian yang berupa sign in dan sign up. Untuk pertama kali membuat kita harus memilih sign up kemudian akan muncul form registrasi yang harus diisi data diri beserta nama alamat email yang akan dibuat beserta kata sandinya. Dalam pembuatan alamat email penggunaan nama alamatnya diusahakan seunik mungkin untuk menghindari terjadinya alamat email yang sama, jika terjadi alamat email yang sama maka akan mendapat pemberitahuan penolakan email yang dibuat. Apabila pengisian dan pembuatan alamat email telah berhasil maka email tersebut dapat dibuka melalui menu sign in.
1. Kita tentukan situs penyedia e-mail yang ingin dibuat,sebagai contoh kami memakai yahoo.co.id lalu klik Mail
2.Akan muncul contoh tampilan seperti di atas,jika sudah mempunyai ID ketik alamat e-mail di kolom ID dan password di kolom sandi,Jika belum mempunyai ID e-mail klik Daftar
3.Isilah semua kolom yang ada di halaman pendaftaran tersebut dengan lengkap.
4.Pada bagian ID Yahoo!dan E-mail, isikan ID yang kita inginkan, lalu klik tombol “periksa” .Apabila ID yang kiat pilih sudah dipakai orang,kita bisa memilih salah satu pilihaan yang diberikan akan Yahoo atau kita bisa memasukkan lagi ID yang lain.
5.Pada kolom kata sandi, masukkan kata sandi yang mudah anda ingat tapi susah ditebak oleh orang lain karena ini menyangkut privasi anda.
6.Untuk mengantisipasi jika kita lupa kata sandi atau ID kita,pilih pertanyaan keamanan yang akan digunakan jika anda lupa sandi.Jawablah pertanyaan tersebut dengan jawaban yang mudah anda ingat.
7.Isilah kolom “ketik kode yang ditampilkan”dengan huruf dan angka yang ada di bawahnya.
8.Klik tombol “Buat Akun Saya”.
Gambar halaman Email setelah jadi
FASILITAS E-MAIL
Beberapa fasilitas e-mail antara lain sebagai berikut :
• Inbox (E-mail Masuk)
Merupakan tempat menyimpan surat atau e-mail sebagai mana layaknya sebuah folder penyimpanan file di dalam komputer. Inbox dapat digunakan untuk memeriksa surat, membaca serta mengelolanya.
Contoh gambar halaman Inbox (E-mail Masuk)
• Sent (E-mail Keluar)
Merupakan fasilitas tempat penyimpanan e-mail yang telah kita kirim
Contoh gambar halaman Sent (E-mail Keluar)
• Check Mail (Cek E-mail)
Merupakan fasilitas link perintah untuk mencek surat – surat yang baru masuk atau membaca surat – surat lama yang berada di Inbox.
• Compose (Tulis)
Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat baru yang akan dikirim.
Cara menulis e-mail:
Pertama klik kotak Tulis
Kolom kepada diisi dengan alamat e-mail tujuan pengiriman.
Kolom CC diisi bila tujuan pengiriman e-mail lebih dari satu,jika tidak kosongkan saja.
Kemudian isi kolom judul/subject, misalnya : tes kirim email
Selanjutnya isi e-mail di kotak yang paling besar,setelah itu klik tombol kirim.
Tulis kode verifikasi yang ditampilkan.
• Folders
Merupakan fasilitas pengarsipan bagi surat – surat, baik surat yang telah terkirim maupun surat yang telah diterima.
• Address Book (Kontak)
Merupakan fasilitas untuk membuat yang menyimpan daftar alamat e-mail penting (misalnya e-mail relasi dan rekan).
• Reply (Balas)
Merupakan fasilitas link perintah untuk menampilkan lembar pembuatan surat balasan berdasarkan sebuah e-mail yang telah dibaca. Melalui fasilitas ini, tidak perlu lagi mengetik alamat e-mail tujuan dan judul surat, cukup mengetik pesan balasan di atas pesan yang diterima.
• Forward (Teruskan)
Merupakan fasilitas untuk mengirim kembali sebuah e-mail yang diterima tanpa melakukan perubahan pada isi e-mail.
• Trash (Sampah)
Merupakan tempat pembuangan sementara di e-mail yang sudah di hapus dan tidak diperlukan lagi.
• Attachment (Lampirkan)
Merupakan fasilitas untuk menyertakan data lampiran pada pesan e-mail yang akan dikirim ( misalnya file dokumen atau foto).
Cara Melampirkan file:
Klik kotak tulis
Kemudian klik lampirkan file
Klik tombol Browse…, kemudian telusuri dan pilih file yang terdapat pada computer yang diinginkan untuk dilampirkan. Selanjutnya klik tombol Lampirkan File. Tunggu hingga proses melampirkan file pada pesan selesai dijalankan (lihat gambar di bawah)
Ketika file berhasil dilampirkan akan diperlihatkan pada halaman surat nama, extensi, dan ukuran filenya (lihat gambar). Untuk mengirim pesan/surat klik tombol Kirim dan tunggu hingga muncul konfirmasi bahwa pesan/surat telah terkirim.
• Option/Configuration (opsi)
Merupakan fasilitas untuk mengatur account e-mail seperti mengubah data personal, memberi tanda identitas otomatis pada bagian akhir setiap surat, memblokiran alamat e-mail tertentu, pengubahan password dan sebagainya.
• Bulk Mail (Spam)
Merupakan fasilitas tambahan yang disediakan situs-situs tertentu untuk menyaring dan menyimpan scara otomatis penerimaan e-mail baru yang dianggap tidak penting atau mengganggu seperti e-mail promosi atau sejenisnya.
Spam adalah aktivitas mengirim surat elektronik (e-mail) kepada alamat e-mail seseorang atau newsgroup tanpa seijin penerima. Spam bisa juga aktivitas posting (pengiriman) berita atau iklan yang di luar topik yang sedang dibicarakan dalam sebuah newsgroups.
Pada dasarnya seluruh e-mail yang masuk kedalam mail server akan dipindai (scan) menggunakan metode tertentu. Email yang dicurigai, akan ditandai sebagai spam dan dikirimkan kepada anda seperti semula atau bisa juga secara otomatis dihapus oleh mail server (tergantung aturan yang berlaku).
Para pengirim spam yang disebut Spammers akan di laporkan secara otomatis ke public blacklist database, semacam direktori khusus yang mem'blacklist' e-mail e-mail bermasalah.
• Signature
Merupakan fasilitas pemberian tanda identitas pengirim surat otomatis yang akan selalu disertakan pada bagian akhir setiap e-mail baru yang dikirim (dapat dibuat melalui fasilitas option).
FORUM PADA E-MAIL (MAILING LIST)
Salah satu keunggulan fasilitas e-mail adalah kemampuannya mengirim pesan elektronik secara massal. Kemampuan ini pula yang menjadi dasar pengembangan layanan mailing list yang saat ini diminati oleh kelompok pengguna internet untuk berdiskusi dan saling berinteraksi atau disebut juga sebagai forum.
Mailing list itu sendiri merupakan kelompok diskusi interaktif antar pengguna internet melalui pesan e-mail yang dikirim massal. Masing-masing kelompok menyajikan forum diskusi berdasarkan persamaan tertentu seperti persamaan minat, profesi, kelembagaan dan sebagainya. Mailihg list saat ini menjadi salah satu media belajar, sarana promosi, dan forum interaktif massal yang sangat efektif di internet. Melalui pesan e-mail, dapat bertanya, berbagi pengetahuan, berlangganan informasi tertentu, dan melakukan berbagai hal yang bersifat rutin atau massal.
MILIS (Mailing List)
Mailing list berarti daftar alamat E-mail untuk setiap orang yang ingin menerima mail tentang topik tertentu. Mailing List atau Milis (kadang disebut posting), pada dasarnya masih merupakan komunikasi dengan memanfaatkan layanan e-mail, yakni mengirim dan menerima E-mail ke, dan/atau dari sekelompok orang dengan tujuan penggunaan sebagai sarana diskusi, yang biasanya dikelompokkan berdasarkan topik diskusi, kelompok tertentu atau pengelompokan lainnya. Di Yahoogroups.com, digunakan istilah Group. Jenis keanggotaan dalam suatu milis di Yahoo! Groups atau disebut membership level memiliki hak yang berbeda-beda yaitu:
a. Owner
Pemilik suatu milis, merupakan anggota yang membuat suatu milis. Owner otomatis merangkap sebagai moderator. Owner memiliki control yang lengkap pada suatu milis, termasuk untuk menghapus milis. Meskipun ada beberapa keuntungan untuk memiliki lebih dari satu owner, dan perlu dicatat bahwa anggota yang ditunjuk untuk menjadi owner akan memiliki hak-hak yang sama seperti owner yang pertama, termasuk menghapus milis atau menghapus anggota, bahkan menghapus owner yang pertama!
Untuk menjadi owner suatu milis, tidak harus mempunyai /menggunakan email di yahoo.com. Pada daftar anggota milis, tanda bintang (asterisk) berwarna biru menandakan bahwa anggota yang bersangkutan adalah owner, sedangkan asterisk kuning mengindikasikan keanggotaan sebagai moderator.
b. Moderator
Anggota yang dapat mengubah aturan delivery dan posting untuk tiap anggota milis. Hak-hak moderator adalah
• Message: menyetujui,mengedit,atau menghapus pesan.
• Membership : menyetujui, mengundang menambah, menghapus, atau mem-ban anggota.
• Moderators : menambahkan, menghapus, atau mengubah hak moderator.
• Group : mengubah aturan yang ada untuk group(auto-delivered file settings).
• Delete the group: moderator dengan hak ini dapat dengan permanent menghapus milis
c. co-moderator
Anggota ini memiliki jenis keanggotaan moderator dan diberikan hak-hak(previlege)tertentu untuk membantu tugas moderator
d. regular subscription
Anggota biasa
Tidak ada komentar:
Posting Komentar